Come convertire un documento in PDF/A


Nei giorni scorsi un cliente aveva un problema, doveva inviare un file PDF alla camera di commercio la quale richiedeva tassativamente che il documento fosse nel formato PDF/A, vediamo di che formato si tratta e come possiamo convertire qualsiasi documento nel formato PDF/A.

A CHE COSA SERVE IL FORMATO PDF/A?

Si tratta di una variante del formato PDF che assicura l’archiviazione dei contenuti per un lungo periodo. Si basa sulla versione 1.4 del formato PDF e si prefigge lo scopo di fare in modo che quei file PDF possano essere letti correttamente anche negli anni avvenire, per fare questo nei file PDF/A tutti i contenuti devono risiedere all’interno del file, non è possibile fare riferimento ad immagini o contenuti esterni al file.

Inoltre devono essere rispettate le seguenti regole:

  • Non è possibile inserire contenuti audio o video.
  • Non è possibile utilizzare la crittografia e proteggere il file con password.
  • Non è possibile utilizzare codice Javascript.
  • Tutti i font utilizzati devono essere incorporati all’interno del documento in modo tale che lo stesso venga stampato sempre nello stesso modo.
  • E’ obbligatorio utilizzare i meta-data standard.

In sostanza si tolgono tutti gli elementi accessori e si fa in modo che il file PDF possa essere letto e stampato anche in un futuro, in quanto tutto quello che serve per la sua lettura si trova proprio all’interno del file stesso. Il formato PDF/A si divide poi in due formati, il PDF/A-1a e il PDF/A-1b, senza entrare troppo nello specifico sappiate che è meglio utilizzare il PDF/A-1a visto che comprende anche i requisiti del A-1b.

COME SALVARE UN CODUMENTO IN PDF/A?

La soluzione più semplice ed economica per salvare un documento di testo in PDF/A è quella di utilizzare Open Office. Per chi non lo sapesse si tratta di una serie di programmi per ufficio del tutto simile a quelli di Office ma completamente gratuiti in quanto vengono distribuiti con licenza Open Source.

Se non l’avete ancora installato vi consiglio di leggere la guida per installare Open Office, successivamente, dopo che avrete finito la stesura del vostro documento mediante il programma Writer (l’equivalente di Word) vi basta cliccare sul menù File scegliendo poi la voce Esporta nel formato PDF:

Open Office esportazione in PDF/A

Qui assicuratevi di mettere la spunta sull’opzione PDF/A-1 e cliccate sul pulsante Esporta, a questo punto potrete decidere dove salvare il file PDF e l’esportazione verrà poi conclusa.

COME CONVERTIRE UN PDF IN PDF/A?

Un problema che potrebbe sorgere è quello di dover convertire un file PDF in PDF/A. Anche in questo caso OpenOffice ci viene in aiuto, bisogna fare in modo che Open Office riesca leggere il file PDF per poi esportarlo in PDF/A come abbiamo appena visto.

Per fare in modo di riuscire ad importare un file PDF in Open Office leggete la guida che spiega come installare l’estensione PDF Import, dopo avere importato il file PDF esportatelo  in PDF/A seguendo la procedura spiegata nel paragrafo precedente.

CONCLUSIONI:

Il formato PDF/A è pressochè sconosciuto ai più e probabilmente continuerà ad esserlo anche in futuro, da quello che ho visto è utilizzato per l’invio automatizzato di documenti che contengono informazioni ufficiali alle istituzioni, come ad esempio la Camera di Commercio.

Il problema è che spesso vengono richiesti dei fromati particolari e non si forniscono gli strumenti per crearli, spero che questo articolo sia d’aiuto a tutti quelli che devono produrre documenti PDF/A e non hanno la più pallida idea di come crearli.


10 Commenti

  1. Alex 10 dicembre 2009
  2. Claudio 20 aprile 2010
  3. SARA 15 maggio 2010
  4. libo 14 giugno 2010
  5. Nicola 27 luglio 2012
  6. mirko 29 ottobre 2012
  7. fabiana 3 dicembre 2012
  8. Web Experiments 4 dicembre 2012
  9. paolo 26 maggio 2013
  10. Giovanni 12 dicembre 2014